Office Manager

Wil jij ons gezellige team komen versterken? Bij BottleX zijn we op zoek naar een fulltime zelfstandige Office Manager, met talent op het gebied van organisatie en planning.

BottleX is gespecialiseerd in het ontwikkelen en produceren van professionele cosmeticaproducten voor private labels. We zijn werkzaam op diverse vlakken; in het lab, productie, op de webshop en met ons eigen merk. Vanuit passie, kennis en ervaring is een florerend bedrijf ontstaan. Onze klanten en leveranciers zijn verspreid over de hele wereld, kortom ons netwerk is groot. Met een klein en sterk team hebben we een grote expansie weten te realiseren, waarbij werkprocessen en automatisering van belang zijn.

We zijn op zoek naar een zelfstandige en gepassioneerde Office Manager, met een positieve werkhouding en commerciële instelling. Je durft jouw autonome kwaliteiten te laten zien en je weet van aanpakken. Je bent de spin in het web van het bedrijf! Naast je rol als rechter hand van de directeur/eigenaar geef je functioneel leiding aan een team van medewerkers op kantoor, in de logistiek en productie. Je hebt affiniteit met software programma’s, Office en apps voor planning, boekhouding en administratieve taken. Je denkt mee over procesverbeteringen en met jouw inzichten lever je een belangrijke bijdrage aan het bedrijf. Je verantwoordelijkheidsgevoel maakt dat je niet snel opgeeft; je bent handig, zelfstandig, scherp en inventief om zaken zelf op te lossen. We vinden het belangrijk dat je minimaal 3 jaar ervaring hebt in een vergelijkbare functie.

Wat zijn je verantwoordelijkheden?


Het dagelijks reilen en zeilen op kantoor in goede banen leiden;
Het overzicht houden als je 101 dingen doet;
Het beheren en uitvoeren van allerhande administratieve taken en procedures;
Het efficiënt bewaken en verbeteren van processen;
Het ontwerpen en implementeren van kantoorbeleid door het nastreven van zoveel mogelijk standaardisatie;
Ontzorgen en ondersteuning van de CEO;


Wat zijn je taken?


Office management (telefoon, e-mails, ontvangst gasten, planning en beheer agenda’s CEO en shiftrunners, interne en externe afspraken maken, post, bestellingen, organiseren van evenementen).
Inwerken van nieuwe medewerkers in het kader van on-boarding
Uitwerken van handboeken en organiseren van micro-trainingen voor medewerkers
Optimaliseren van processen
Interne kwaliteits audits en samenwerking tussen de drie divisies stimuleren:
1. Productie / lab
2. Logistiek
3. Kantoor / showroom


Wat bieden wij jou?


De unieke kans om onderdeel te zijn van een snelgroeiend en innoverend bedrijf;
De uitdaging om je functie zelf vorm te geven en alles uit jezelf te halen;
Een marktconform bruto salaris, afhankelijk van je leeftijd en ervaring;
25 vakantiedagen per jaar o.b.v. fulltime;
Opbouw van 8% vakantiegeld bovenop jouw bruto maandsalaris;
Een assessment kan onderdeel zijn van de selectieprocedure en we stellen het op prijs als je referenties opgeeft;


Wat neem je mee?


MBO(4) werk- en denkniveau. HBO opleiding en office management of een soortgelijke aantoonbare ervaring zijn een pré.
Je bent fulltime (32-40 uur) inzetbaar, verdeeld over 4 of 5 dagen;
Je beschikt over zeer goede kennis van het Office pakket en hebt affiniteit met apps zoals Shiftbase en Plek (intranet);
Je bent zelfstandig, servicegericht, secuur, professioneel en een excellente teamplayer;
Je denkt vooruit en met je collega’s mee en brengt structuur;
Je bent meester in het plannen en organiseren en bent stressbestendig;
Je bent zorgvuldig en accuraat;
Je kunt snel schakelen;
Je houdt ervan om dingen tot in de puntjes te regelen en trekt graag taken naar je toe;
Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondelijk als schriftelijk,
Je spreekt en schrijft correct Nederlands en Engels. Duits, Frans en/of Spaans zijn een pré;


Lean werken

Bij BottleX werken wij lean, dat betekent dat wij altijd kijken of processen geoptimaliseerd kunnen worden. Kan een proces beter, efficiënter of eenvoudiger ingericht worden? Neem dan initiatief om verbeteringen door te voeren. Je bent communicatief sterk en je durft veranderingen en verbeteringen in afspraak met de eigenaar/CEO en in samenwerking met het team door te voeren. We verwachten van onze medewerkers dat ze actief bijdragen aan ‘lean werken’, want zo maken we wat goed is nog beter.

Interesse of vragen

Klaar voor de volgende stap? Ben je ervan overtuigd dat één van onze vacatures bij jouw capaciteiten past en heb jij de ambitie om onze organisatie verder te professionaliseren? Dan ontmoeten wij jou graag! Stuur je CV en motivatie naar rva@bottlex.nl.


**Acquisitie op basis van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.**