Management ondersteuner DIO
Driessen verbindt mens en werk in de sectoren overheid, onderwijs, zorg & welzijn en cultuur. Zo creëren wij werkgeluk voor meer dan 15.000 talenten die op hun beurt miljoenen mensen gelukkig maken. Want mensen die werken in de publieke sector maken de wereld elke dag een stukje mooier. Een stukje gelukkiger. En dat werkt door.FunctiebeschrijvingIn samenwerking met het Ministerie van Buitenlandse Zaken zijn wij op zoek naar een energieke en ondernemende secretaresse / managementondersteuner voor de afdeling Directie Internationaal ondernemen (DIO). Heb jij affiniteit met MT- en directie-ondersteuning, wil jij werken in een hecht team van aanpakkers en vind je het leuk om mee te denken? Dan is deze afwisselende baan, voor minimaal 1 jaar, een mooie volgende stap in jouw carrière!Als managementondersteuner /secretaresse ondersteun je het MT door agenda's te beheren, afspraken te maken, mails te behandelen in je eigen postbus en die van het secretariaat. Verder ondersteun je 1 of meer clusters binnen de directie. Het secretariaat werkt als 1 team, dus afstemmen en eventuele vervanging bij afwezigheid is standaard.Daarnaast ondersteun je de medewerkers van de directie en een specifieke afdeling. Bij ondersteuning van de afdeling valt te denken aan het organiseren van het teamoverleg, maken afspraken, boeken vergaderlocaties, het doorzetten van nota's naar de Minister en aanspreekpunt voor medewerkers bij allerhande (IT)vragen. Bij alle werkzaamheden wordt een proactieve houding en meedenken op prijs gesteld.Als managementondersteuner heb je een belangrijke rol bij de volgende taken:Telefoonbehandeling in Nederlands en Engels,Reizen boeken en declareren; regelen video- en conferencecalls;Bijhouden DIO-unit site en overzichten, ondersteuning bij organisatie van (externe) vergaderingen;Samenstellen en verspreiden vergaderstukken en/of dossiers (evt. via SWR), beheer ziek- en betermeldingen (incl. re-integratie),Hulp en voortgangscontrole bij 24Foxy;Ophalen/wegbrengen bezoekers en opvang nieuwe medewerkers (incl aanvraag account + hardware). Functie-eisenVoor de functie is niet per se een opleiding tot secretaresse vereist, maar aantal jaren ervaring wel wenselijk. Inzet en proactieve houding is des te belangrijker;Kennis van secretarieel beheer en algemeen secretarieel- administratieve procedures en voorschriften;Voldoende beheersing van Windows gestuurde MS-Office programma's, zoals Excel, Word en Outlook;Voldoende beheersing van standaard kantoorapplicaties en (automatiserings)systemen die gehanteerd worden voor de interne bedrijfsvoering en voor projectmanagement;Beheersing van en omgaan met applicaties t.b.v. sociale media, van automatiseringssystemen (zoals SharePoint) en van apparaten zoals Tablets, IPhone e.d;Kennis van en affiniteit met het economische werk van Buitenlandse Zaken en kennis van de andere ministeries, branchevereningen, RVO, ea waar veel mee wordt samengewerkt is een pre;In staat zijn om in een korte periode kennis op te doen van de lopende dossiers en de daarbij behorende prioriteitstelling en kennis van de werkverdeling (wie doet wat binnen het dossier);Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden zowel in het Nederlands als in het Engels;Kennis van andere vreemde talen is een pré.ArbeidsvoorwaardenEen afwisselende baan bij een overheidsorganisatie met kans op een structurele functie;Reiskostenvergoeding waarbij het OV volledig wordt vergoed;Reizen met eigen vervoer geldt een vergoeding van € 0,07 cent per km;Je wordt beloond met een marktconform salaris van € 2615,23 t/m €3376,27 per maand o.b.v. 36 uur, volgens de Cao Rijksambtenaren, schaal 7.Mogelijkheid om hybride te werken;Deelname aan een pensioenregeling, op te bouwen vanaf week 9;Collectiviteitskortingen bij verschillende (zorg-)verzekeringen;Een maandelijkse korting van €10,00 op je sport abonnement via Bedrijfsfitness Nederland bij een van de 3500 aangesloten sportscholen.Een gratis wisselend aanbod aan opleidingen & workshops;Je bouwt naar rato 25 dagen per jaar op en je ontvangt 8,33% vakantiegeld over je verdiende salaris;Doorbemiddeling bij einde opdracht of einde dienstverband.
