Managementassistent | Gemeente Alkmaar
Driessen verbindt mens en werk in de sectoren overheid, onderwijs, zorg & welzijn en cultuur. Zo creëren wij werkgeluk voor meer dan 15.000 talenten die op hun beurt miljoenen mensen gelukkig maken. Want mensen die werken in de publieke sector maken de wereld elke dag een stukje mooier. Een stukje gelukkiger. En dat werkt door.FunctiebeschrijvingAls managementassistent krijg je regelmatig politieke gevoeligheden onder ogen. Daar ga jij voorzichtig mee om. Je hebt te maken met een veelzijdigheid aan afspraken en onderwerpen. Met jouw gestructureerde en planmatige manier van werken zorg je voor een duidelijk overzicht voor zowel jezelf als jouw collega's.
Herken jij jezelf hierin terug? Dan zijn wij op zoek naar jou!
In samenwerkingen met de Gemeente Alkmaar zijn wij op zoek naar een Managementassistent voor deze uitdagende functie. Het betreft hier ondersteuning voor de periode van 1 september (of eerder) tot en met april (met optie tot verlenging) voor 32 uur per week.
Samen met jouw collega's ontzorg je de 3 directieleden en 15 unitmanagers van de gemeente Alkmaar. Je maakt mogelijk dat zij zich volledig richten op het inhoudelijke gedeelte van het werk. De agenda's zijn bijgewerkt en actueel. Stukken ter voorbereiding liggen klaar en de ruimtes zijn vooraf gereserveerd en bekend bij alle partijen. Jij zorgt dat dit een vanzelfsprekendheid is. De managers kunnen op jou en je collega's bouwen. De afspraken die jij beheert, vinden plaats met allerlei verschillende partijen. De agenda's lijken zich ‘automatisch' te vullen. Soms ver vooruit gepland en regelmatig met ‘spoed" tussendoor. In die steeds wisselende omgeving behoud jij de regie.
Jouw werkzaamheden:
beheert agenda's van verschillende directieleden / unitmanagers;stemt met de directielid/unitmanager (en het team) af welke afspraken prioriteit hebben ten opzichte van andere afspraken.;treedt op als contactpersoon voor in- en externe relaties;notuleert vergaderingen;stelt planningen op;bent een kei in het organiseren van bijeenkomsten.
Functie-eisenGestructureerd, discreet en flexibel – dat doe je samen!
Als managementassistent krijg je regelmatig politieke gevoeligheden onder ogen. Daar ga jij voorzichtig mee om. Je hebt te maken met een veelzijdigheid aan afspraken en onderwerpen.Met jouw gestructureerde en planmatige manier van werken zorg je voor een duidelijk overzicht voor zowel jezelf als jouw collega's.
Daarnaast;
Werk je graag samen in een team. Samen bereik je meer dan alleen;Ben je ondernemend, proactief en meedenkend;Kom je steeds in situaties waar op het laatste moment iets verandert. Jij kan goed schakelen en geniet van het in elkaar zetten van ‘puzzelstukjes';Je bent bereid om in ieder geval op vrijdag te werken.
Het is belangrijk dat je ervaring hebt met complex agendabeheer en een uitstekende beheersing van MS Office, Teams en Ibabs. Heb je eerder gewerkt in een politiek-bestuurlijke context, dan is dat een groot voordeel.
ArbeidsvoorwaardenEen afwisselende baan bij een overheidsorganisatie;Een salaris van maximaal €3.612,- bruto op basis van 36 uur, schaal 7 conform cao gemeenten. Je wordt ingeschaald o.b.v. je werkervaring;Een reiskostenvergoeding van €0,11 per kilometer en een thuiswerkvergoeding van €3,- bruto per gewerkte thuiswerkdag;Je bouwt naar rato 25 dagen per jaar op en je ontvangt 8% vakantiegeld over je verdiende salaris;Een gratis wisselend aanbod aan opleidingen & workshops;Collectiviteitskortingen bij verschillende (zorg-)verzekeringen;Doorbemiddeling na uitstroming: Driessen Verbindt!
