Managementondersteuner Buitenlandse Zaken
Driessen verbindt mens en werk in de sectoren overheid, onderwijs, zorg & welzijn en cultuur. Zo creëren wij werkgeluk voor meer dan 15.000 talenten die op hun beurt miljoenen mensen gelukkig maken. Want mensen die werken in de publieke sector maken de wereld elke dag een stukje mooier. Een stukje gelukkiger. En dat werkt door.FunctiebeschrijvingBen jij een echte spin in het web? Lees dan snel verder! In samenwerking met onze opdrachtgever het Ministerie van Buitenlandse zaken in Den Haag, zijn wij voor de Directie Internationaal Ondernemen (DIO) op zoek naar een enthousiaste managementassistent voor de directieleden. Deze opdracht loopt tot ten minste Juni 2024.Je beheert de agenda van de MT-leden en bewaakt de tijdsplanning;Je organiseert dienstreizen van a tot z;Je beheert de persoonlijke en algemene mailboxen;Je ondersteunt waar nodig de secretaresse van de directeur;Je plant en beheert afspraken van de medewerkers;Je staat mensen telefonisch te woord;Je regelt catering, zalen, bloemen, cadeaus en conferencecalls;Je notuleert bij overleggen;Je beheert ziek en beter meldingen van medewerkers;Je biedt administratieve ondersteuning bij projecten;Je fungeert als aanspreekpunt voor alle medewerkers;Je geeft nieuwe medewerkers een warm welkom;
Functie-eisenDiploma (directie)secretaresse opleiding op MBO-4 niveau of je hebt minimaal vijf jaar ervaring als managementondersteuner op MBO-4 niveau. Bij voorkeur in een internationale organisatie en/of bij de overheid;Kennis van secretarieel beheer en algemeen secretarieel- administratieve procedures en voorschriften;Voldoende beheersing van Windows gestuurde MS-Office programma's, zoals Excel, Word en Outlook;Voldoende beheersing van standaard kantoorapplicaties en (automatiserings)systemen die gehanteerd worden voor de interne bedrijfsvoering en voor projectmanagement;Beheersing van en omgaan met applicaties t.b.v. sociale media, van automatiseringssystemen (zoals SharePoint) en van apparaten zoals Tablets, IPhone e.d.Affiniteit met plaats- en tijdonafhankelijk werken en thuiswerken.In staat zijn om in een korte periode kennis op te doen van de lopende dossiers en de daarbij behorende prioriteitstelling en kennis van de werkverdeling (wie doet wat binnen het dossier);Beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift, niveau C1;Beheersing (conversatie en in woord en geschrift) van de Engelse taal, niveau B1 en ontwikkelbaar naar niveau B2;Kennis van een tweede vreemde taal is een pre.
ArbeidsvoorwaardenEen afwisselende baan bij een overheidsorganisatie met kans op een structurele functie;Reiskostenvergoeding waarbij het OV volledig wordt vergoed;Reizen met eigen vervoer geldt een vergoeding van € 0,07 cent per km;Je wordt beloond met een marktconform salaris van € 2693,69 t/m €3477,56 per maand o.b.v. 36 uur, volgens de Cao Rijksambtenaren, schaal 7.Mogelijkheid om hybride te werken;Collectiviteitskortingen bij verschillende (zorg-)verzekeringen;Een gratis wisselend aanbod aan opleidingen & workshops;Je bouwt naar rato 25 dagen per jaar op en je ontvangt 8,33% vakantiegeld over je verdiende salaris;Doorbemiddeling bij einde opdracht of einde dienstverband.
