Managementondersteuner bewindspersoon
Driessen verbindt mens en werk in de sectoren overheid, onderwijs, zorg & welzijn en cultuur. Zo creëren wij werkgeluk voor meer dan 15.000 talenten die op hun beurt miljoenen mensen gelukkig maken. Want mensen die werken in de publieke sector maken de wereld elke dag een stukje mooier. Een stukje gelukkiger. En dat werkt door.FunctiebeschrijvingIn samenwerking met het Ministerie van Buitenlandse Zaken zijn wij op zoek naar een ervaren managementondersteuner bewindspersoon. Als managementondersteuner van de minister is je primaire taak om de reizen van de minister logistiek en financieel te coördineren en voor de administratieve afhandeling zorg te dragen. Jij hebt een hoog werktempo en bent zorgvuldig, ook bij hoge werkdruk. Je bent discreet, een rots in de branding en toont grote inzet. Herken jij jezelf in deze omschrijving en ben je op korte termijn beschikbaar? Deze opdracht start zo snel mogelijk, in ieder geval voor 6 maanden (mogelijke optie tot verlenging aanwezig).Je gaat aan de slag voor de Directie Ondersteuning Bestuur (DOB). DOB biedt een dynamische baan in het hart van het departement, dicht op de politieke en ambtelijke actualiteit. Je werkt met name samen binnen het secretariaat en met de ambtelijk secretarissen, de ambtelijke leiding van het ministerie, de DG's, de politiek assistent(en), de woordvoerder, de speechwriter en alle DOB-collega's die de (parlementaire) stukkenstroom verzorgen. De werkomgeving is zeer veelomvattend en divers, met interne en externe contacten op alle niveaus.
In deze functie werk je samen met de andere managementondersteuner en ben je verantwoordelijk voor:
Het logistiek en financieel coördineren van de reizen van de minister en tevens zorgdragen voor de administratieve afhandeling;De afhandeling van de interne en externe stukken- en informatiestroom naar de minister;Beheer van de postbus en het afhandelen van je interne en externe correspondentie;Het beheer van de postbus van de secretaris van de minister, je maakt de dagelijkse selectie van het berichtenverkeer;Je speelt een belangrijke rol als aanspreekpunt/vraagbaak voor collega's uit de BZ organisatie en externe relaties/instanties.
Je werkt samen met je collega toe naar een situatie waarin jullie elkaar volledig kunnen vervangen, zodat op termijn een roulatiesysteem mogelijk is.Functie-eisenDiploma (directie)secretaresse opleiding op HBO niveau of je hebt minimaal vijf jaar ervaring als managementondersteuner op HBO niveau. Bij voorkeur in een internationale organisatie en/of bij de overheid;Kennis van secretarieel beheer en algemeen secretarieel- administratieve procedures en voorschriften;Voldoende beheersing van Windows gestuurde MS-Office programma's, zoals Excel, Word en Outlook;Voldoende beheersing van standaard kantoorapplicaties en (automatiserings)systemen die gehanteerd worden voor de interne bedrijfsvoering en voor projectmanagement;Beheersing van en omgaan met applicaties t.b.v. sociale media, van automatiseringssystemen (zoals SharePoint en IBabs);In staat zijn om in een korte periode kennis op te doen van de lopende dossiers en de daarbij behorende prioriteitstelling en kennis van de werkverdeling (wie doet wat binnen het dossier);Beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;Beheersing (conversatie en in woord en geschrift) van de Engelse taal;Beheersing (conversatie en in woord en geschrift) van de Franse taal (pré);
Je toont initiatief, maar bent je goed bewust van de consequenties van eigen handelen. Je stemt goed af binnen het team en de directie. Je beschikt over het vermogen om op vriendelijke doch besliste wijze je grenzen te bewaken. Je zet in op toegankelijkheid en het behoud van goede werkrelaties. De geschikte kandidaat heeft een gezonde dosis relativeringsvermogen evenals gevoel voor humor.
ArbeidsvoorwaardenEen afwisselende baan bij een overheidsorganisatie met kans op een structurele functie;Je wordt beloond met een marktconform salaris van € 3119,04 t/m €4374,95 per maand o.b.v. 36 uur, volgens de Cao Rijksambtenaren, schaal 9.Reiskostenvergoeding waarbij het OV volledig wordt vergoed;Reizen met eigen vervoer geldt een vergoeding van € 0,07 cent per km;Collectiviteitskortingen bij verschillende (zorg-)verzekeringen;Een gratis wisselend aanbod aan opleidingen & workshops;Je bouwt naar rato 25 dagen per jaar op en je ontvangt 8,33% vakantiegeld over je verdiende salaris;Doorbemiddeling bij einde opdracht of einde dienstverband.
