Management Assistent
Als programmaondersteuner/managment assistent verleen je complex inhoudelijke, secretariële, administratieve, procesmatige, facilitaire of algemene ondersteuning, gericht op een optimaal verloop van de werkprocessen binnen de programmaorganisatie. Je werkt voornamelijk samen met de programmamanager, zodat hij of zij zijn of haar programma efficiënt en effectief kan aansturen.
Je biedt inhoudelijke ondersteuning aan een (begrotings)programma en stelt samen met de programmamanager rapportages, overzichten en planningen op en verwerkt afspraken en acties in de agenda van de programmamanager en collega’s binnen het programmateam. Je fungeert als klankbord voor de programmamanager, je signaleert mogelijke knelpunten en komt met verbetervoorstellen.
Je draagt zorg voor de voorbereiding, verslaglegging en afhandeling van diverse vergaderingen, zoals onder andere portefeuillehouder overleg, bestuurlijk overleg, programmateam overleg en/of bijeenkomsten van een (externe) adviesraad. Je stelt hiervoor zelfstandig de agenda op, zorgt voor het verzamelen van benodigde documenten en deelt deze tijdig met alle deelnemers. Bij onduidelijkheden neem je het initiatief om met de programmamanager af te stemmen. Op verzoek van de programmamanager organiseer je bijeenkomsten en activiteiten, zorg je ervoor dat alle (digitale) faciliteiten aanwezig zijn en verricht je representatieve taken.
Je beheert in afstemming met de programmamanager zijn of haar afspraken en vaak complexe agenda en informeert (extern) betrokkenen. Je prioriteert binnenkomende agenda verzoeken en handelt deze zelfstandig af. Ook ondersteun je collega’s uit het programma met het plannen van complexe afspraken met externen partijen. In samenspraak met de programmamanager handel je per mail binnenkomende informatie verzoeken af, beantwoord je vragen over geplande vergaderingen en beheer je zijn of haar mailbox bij diens afwezigheid. Je verricht correspondentie- en tekstverwerkingswerkzaamheden, zoals onder andere het verzorgen van mailingen. Je redigeert de aangeleverde teksten en zorgt voor een juiste opmaak en het gebruik van formats. Tevens zorg je voor het actueel houden van SharePoint en websites in overleg met teamleden uit het programma.
Je bewaakt en verzorgt het proces omtrent de voortgang en afdoening van besluiten en zorgt dat planningen, afspraken en (interne) procedures worden nagekomen. Zo controleer je bijvoorbeeld regelmatig het raadsinformatiesysteem en e-suite op nieuwe informatie en openstaande punten. Samen met de programmamanager bewaak je de voortgang op gemaakte afspraken in het uitvoeringsprogramma. Je onderhoudt hiervoor zelfstandig contact met betrokkenen en belanghebbenden.
Om hiervoor genoemde activiteiten te borgen draag jij zorg voor het inrichten, vastleggen en beheer van (digitale) documenten in de daarvoor bestemde systemen. Je fungeert als vraagbaak voor de programmamanager en de collega’s in het programmateam, maakt verplichtingen aan, bereidt facturen voor en draagt zorg voor een goede informatievoorziening zowel binnen als buiten de programmaorganisatie.Je bent samenwerkingsvaardig in het klantgericht oplossen van knelpunten en het coördineren en bewaken van informatiestromen in het programma. Ook ben je communicatief vaardig, omgevings- en organisatiebewust en heb je een proactieve houding. Je hebt een groot inlevingsvermogen, je bent stressbestendig, kan plannen en organiseren en als geen ander het overzicht houden en hierover afstemming bereiken met betrokkenen.
Je weet uitdagende doelen voor jezelf te stellen en reserveert tijd en energie voor eigen ontwikkeling binnen het vakgebied en de vakgroep waar je deel van uitmaakt. Je weet bij onverwachte situaties overzicht te houden en flexibel te blijven.
Je hebt kennis van secretariële (project- of programma-) ondersteuning op MBO+ werk- en denkniveau en bij voorkeur ervaring met het werken in een bestuurlijke organisatie.
Je hebt ervaring met managementondersteuning zoals genoemd in bovengenoemde taakvelden.
Je hebt kennis en ervaring met kantoorautomatisering (MS Office en SharePoint).
Je hebt kennis van moderne communicatiemiddelen en vormen.
Je hebt bij voorkeur kennis van de gemeentelijke organisatie en/of de project- of programmaorganisatie.
Hebben wij je interesse gewekt? Dit bieden wij jou:
Tijdelijk dienstverband met de duur van 2 maanden (kan mogelijke verlengd worden);
Een parttime dienstverband van 24 uur per week;
Een salaris, afhankelijk van opleidingsniveau en ervaring, tussen € 2.203,00 en € 3.224,00 bruto per maand bij een werkweek van 36 uur;
Gemeente Deventer is goed bereikbaar vanaf Zwolle en Arnhem.
