Inkoop medewerker
Driessen verbindt mens en werk in de sectoren overheid, onderwijs, zorg & welzijn en cultuur. Zo creëren wij werkgeluk voor meer dan 15.000 talenten die op hun beurt miljoenen mensen gelukkig maken. Want mensen die werken in de publieke sector maken de wereld elke dag een stukje mooier. Een stukje gelukkiger. En dat werkt door.FunctiebeschrijvingIn samenwerking met het Ministerie van Economische zaken en Klimaat en het Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit zijn wij op zoek naar een Frontoffice medewerker met inkooptaken voor 32-36 uur per week.
Ben jij multi-inzetbaar, proactief, flexibel en weet van aanpakken? Je weet zelf prioriteiten te stellen en waar jouw kennis en kunde in het dagelijks werk inzetbaar is? Dan ben jij de persoon die wij zoeken. Voel jij je thuis in deze competenties en ben jij de vrijdagen beschikbaar, solliciteer dan direct!
Als Frontoffice medewerker van het InkooppleinB73 ben jij het visitekaartje voor ons team. Je bent verantwoordelijk voor het eerste contact met aanvragers en staat hen te woord via telefoon en e-mail. Je bent klantgericht, je stelt de juiste vragen en onderneemt de acties die nodig zijn. Je stelt de klant voorop. De rol van de Frontoffice is veelzijdig, daarom zoeken we iemand die zowel administratief sterk is, zaken goed kan regelen en ook gewend is om snel te schakelen. Je ondersteunt het team door administratieve en organisatorisch voorbereidende werkzaamheden te doen. Jij zorgt ervoor dat de inkoopaanvragen gecontroleerd worden en snel doorstromen naar de Backoffice. Jij beantwoordt de eerste lijnsvragen uit de organisatie aangaande procedures, richtlijnen, doorlooptijden en lopende inkoopaanvragen. Kortom een veelzijdige en uitdagende functie.
Daarnaast ga je, na ingewerkt te zijn op de Frontoffice, als Inkoopadviseur voorzien in de inkoopbehoefte van aanvragers binnen het kerndepartement. Dit betekent dat je als Inkoopadviseur de inkopen tot een bedrag van € 25.000 excl. BTW en inkopen onder een raamovereenkomst zonder minicompetitie uitvoert. Je bent multi-inzetbaar, proactief en flexibel. Je weet zelf je prioriteiten te stellen en weet waar jouw kennis en kunde in het dagelijks werk, in nauwe samenwerking met je collega's, ingezet moet worden. Als Inkoopadviseur adviseer je opdrachtgevers met betrekking tot het inkopen van producten en/of diensten. Dit doe je door het opvragen van offertes, het gunnen van opdrachten, maken van opdrachtbrieven en administratieve vastlegging hiervan in het lnkoopportaalB73.
Van deze rol wordt het volgende verwacht:
Beantwoording van de Frontoffice telefoon, verwerken binnenkomende mails in de mailbox van het lnkooppleinB73.Verstrekken van voorlichting aan de inkoopaanvragers (per mail, telefonisch).Uitvoeren van een rechtmatig inkooptraject, bestaande uit het opvragen van offertes d.m.v. offerteverzoek, gunnen van opdrachten en administratieve vastlegging van inkoopdossiers in het Inkoopportaal en in SIRIS (documentmanagementsysteem).De focus van de inkoopaanvragen ligt voorlopig op materiele aanvragen zoals vertalingen, lunches en diner, cadeau cards en opleidingen.Inkopen volgens het vastgestelde inkoopproces en signaleren indien het proces niet toereikend is voor een specifiek inkoopdossier.Adviseren van aanvragers m.b.t. het inkopen van producten en/of diensten.Beantwoorden van eerstelijns en tweedelijns vragen, zowel mondeling als schriftelijk, uit de organisatie m.b.t. procedures, inkooptrajecten en lopende aanvragen.Signaleren van onrechtmatige inkopen en aanspreken van betreffende aanvrager en indien nodig escaleren naar de Senior Adviseur Inkoop.Afstemmen met de financiële afdeling over behandeling van inkoopdossiers.Onrechtmatige en buiten-procedurele inkopen opmerken en registreren in het Inkoopportaal.Contact initiëren en onderhouden met opdrachtgevers.Gebruik maken van de EBS-module 'Raadplegen Contracts en verplichtingen'.Proactief ondersteunen van collega-inkoopadviseurs binnen het team.Actieve deelname en bijdrage leveren aan overleggen.Contact onderhouden met het IUC (Inkoop Uitvoering Centrum).In verband met de teamsamenstelling en de verdeling van de werkzaamheden is vrijdag een voorkeurswerkdag.
Functie-eisenJe hebt een MBO opleiding op het gebied van administratie, financiën of inkoop of;Je hebt een MBO+ werk en denkniveau met aantoonbare werkervaring op het gebied van administratie, financiën of inkoop of;Je bent een startende HBO-er (Facility Management);Ervaring met het inkoopproces binnen de Rijksoverheid is een pré;Je kunt snel, accuraat en nauwkeurig werken;Je bent enthousiast, legt makkelijke verbinding en je bent klantgericht;Je bent collegiaal, je hebt een ‘hands on' mentaliteit en bent flexibel inzetbaar binnen het team;Je bent leergiering naar ‘Inkoopdomein bij de Overheid';Je bent omgevingsbewust – in werken bij het Rijk, binnen een team en binnen een administratieve keten.Je kunt goed plannen, organiseren en prioriteren.Je beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden en bent in staat om op heldere wijze te communiceren.Je bent flexibel en stressbestendig en kunt makkelijk schakelen tussen de verschillende niveaus binnen en buiten de organisatie.Je bent een teamspeler en je kunt werken in een dynamisch team waar processen en regelgeving soms snel veranderen.Je hebt ervaring met het werken met Officeprogramma's Word, Outlook (eventueel Excel), met Oracle eBS (raadplegen contracten en verplichtingen) en documentmanagementsystemen.
ArbeidsvoorwaardenEen afwisselende baan bij een overheidsorganisatie;Reiskostenvergoeding waarbij het OV volledig wordt vergoed;Reizen met eigen vervoer geldt een vergoeding van € 0,07 cent per km;Je wordt beloond met een marktconform salaris volgens de CAO Rijksambtenaren, schaal 8: tussen € 2902,24 en € 3896,00 bruto per maand o.b.v. 36 uur;Deelname aan een pensioenregeling, op te bouwen vanaf week 9;Een eindejaarsuitkering;Collectiviteitskortingen bij verschillende (zorg-)verzekeringen;Een maandelijkse korting van € 10,00 op je sport abonnement via Bedrijfsfitness Nederland bij een van de 3500 aangesloten sportscholen;Je bouwt naar rato 25 dagen per jaar op en je ontvangt 8,33% vakantiegeld over je verdiende salaris;Mogelijkheid om hybride te werken;Doorbemiddeling bij einde opdracht.
