Administratief Medewerker huisvesting Buitenland
Driessen verbindt mens en werk in de sectoren overheid, onderwijs, zorg & welzijn en cultuur. Zo creëren wij werkgeluk voor meer dan 15.000 talenten die op hun beurt miljoenen mensen gelukkig maken. Want mensen die werken in de publieke sector maken de wereld elke dag een stukje mooier. Een stukje gelukkiger. En dat werkt door.FunctiebeschrijvingVoor Ministerie van Buitenlandse Zaken zijn wij op zoek naar een Administratief Medewerker Huisvesting Buitenland. Als Administratief Medewerker Huisvesting Buitenland maak je onderdeel uit van het team Procesmedewerkers. Ben jij praktisch ingesteld, pro-actief en oplossingsgericht? Vind je het leuk om verschillende werkzaamheden vrijwel gelijktijdig uit te voeren en veel contacten te onderhouden met directe collega's binnen het departement, collega's in het buitenland, leveranciers en transporteurs? Herken jij jezelf in deze omschrijving en ben je op korte termijn beschikbaar? Dan zoeken wij jou!
Je zal in de periode van de piekdrukte meedraaien in nagenoeg alle reguliere werkzaamheden. Door jouw inzet wordt het voor de andere collega's mogelijk om hun bijdrage te leveren aan de aanbestedingen van raamovereenkomsten, die de komende maanden veel tijd in beslag zullen nemen. Deze opdracht start per september en is in ieder geval voor 9 maanden (optie tot verlenging of overname is aanwezig).Je gaat aan de slag voor de Directie Huisvesting en Facilitaire Zaken (DHF). DHF biedt een dynamische baan en afwisselende baan. DHF draagt zorg voor de vastgoed- en huisvestingprojecten van Buitenlandse Zaken in het Buitenland, voor ambassades, consulaten en residenties. Tevens ligt de regierol ten aanzien van de huisvesting van de BZ-organisatie in Nederland bij de directie.
De directie DHF levert een veelheid van producten en diensten in het kader van strategie, bouw, onderhoud en beheer van huisvestingsobjecten in het buitenland, inclusief kunst, installatieadvies, beheer en onderhoud, inrichting en beveiliging. Bij de directie zijn ongeveer 70 mensen werkzaam.
In deze afwisselende functie houd je je bezig met 6 verschillende werkgebieden:
Bestellen
Hiervoor houdt je je bezig met de opdrachtverstrekking voor alle producten en diensten die in Nederland worden gekocht en die naar het buitenland worden vervoerd.
Ook betreft dit het verzorgen van instructies aan de onze collega's in het buitenland voor betalingen en bestellingen welke lokaal gedaan worden maar vallen onder het DHF budget.Contractverwerking
Je verwerkt en registreert lokale contracten. Je denkt mee met de aanbestedingstrajecten voor projecten of diensten om te komen tot de beste selectie van uitvoerders of partners.Transporteren en leveren
Je bent verantwoordelijk voor de totale dienstverlening rondom leveringen en transporten, zowel in de systemen als in de communicatie telefonisch en per e-mail. Dit maakt dat je veelvuldig schakelt met alle betrokkenen (in- en extern, in binnen en buitenland) en er zodoende voor zorgt dat goederen op tijd op de juiste plaats aankomen.Projectadministratie
Deze werkzaamheden hebben vooral te maken met de administratieve ondersteuning bij bouwprojecten. Je zorgt ervoor dat de interne projectensites op orde zijn, maakt soms notulen van een vergadering, organiseert vergaderingen, zorgt ervoor dat de financiële projectadministratie (cashflowsheet in Excel) up to date is, etc. Daarbij volg je de internationale (ver)bouwprojecten van jouw projectmanager van een afstandje zodat je weet wat de status is en bij vragen mensen door kan leiden naar de juiste persoon.Voorraadbeheer
het betreft het beheer van enkele producten die wij in Nederland op voorraad hebben zodat we ze snel aan het buitenland kunnen leveren (denk bijv. aan pantservoertuigen).Facturatie
Je houdt de vinger aan de pols bij het facturatieproces en zorgt oa. voor de prestatieverklaring bij geleverde goederen en diensten.
Je hebt een flexibele instelling en vindt het leuk om een grote diversiteit aan zaken uit te zoeken en te monitoren. Ook schroom je niet aan de bel te trekken bij collega's als zaken te lang blijven liggen.
Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden, kunt je zowel schriftelijk als mondeling goed uitdrukken in het Engels, je hebt een “hands on” mentaliteit en bent een organisatietalent. Je hebt oog voor de verschillende werelden waarmee je communiceert. Daarnaast ben je ‘digivaardig' omdat we werken met verschillende softwaresystemen die soms (nog) niet volledig op elkaar zijn afgestemd.
Omdat DHF een directie in beweging is, zijn nog niet alle werkprocessen gestandaardiseerd. Waar dat wel zo is volg je dezelfde manier van werken als je collega's, en waar we nog in ontwikkeling zijn, vind je het leuk (pro)actief mee te werken aan het handboek 'Zo werken wij'.
Functie-eisenEen relevante opleiding afgerond op (minimaal) MBO-niveau op het gebied van bedrijfsvoering, economie of administratie;Enkele jaren relevante ervaring in een administratieve maar bovenal ondersteunende functie;Ervaring met samenwerken met andere aandachtsgebieden/kennisgebieden;De drive om zelfstandig zaken uit te zoeken en deze vervolgens met collega's af te stemmen en uit te voeren;Zin om gaandeweg zelf meer vorm te geven aan de functie, gegeven de uiteenlopende taken. Je werkt zelfstandig, zorgvuldig en bent klantvriendelijk en doelgericht;Affiniteit met huisvesting en/of vastgoed;Voldoende kennis van de Nederlandse en Engelse taal (niveau C1), mondeling en schriftelijk;Ervaring met Excel is vereist en ervaring met een vastgoedregistratie en -administratiesysteem als PLANON is een pre.
ArbeidsvoorwaardenEen afwisselende baan bij een overheidsorganisatie met kans op een structurele functie bij Ministerie van Buitenlandse Zaken;Je wordt beloond met een marktconform salaris van € 2902,00 t/m € 3896,00 per maand o.b.v. 36 uur, volgens de Cao Rijksambtenaren, schaal 8.Reiskostenvergoeding waarbij het OV volledig wordt vergoed;Reizen met eigen vervoer geldt een vergoeding van € 0,07 cent per km;Collectiviteitskortingen bij verschillende (zorg-)verzekeringen;Een gratis wisselend aanbod aan opleidingen & workshops;Je bouwt naar rato 25 dagen per jaar op en je ontvangt 8,33% vakantiegeld over je verdiende salaris;Doorbemiddeling bij einde opdracht of einde dienstverband.
